Was sind denn Team-Gespräche und welchen Zweck verfolgen sie?
Wie die Bezeichnung schon erklärt, sollten in regelmäßigen Abständen teamintern die Abläufe auf Schwächen und Stärken untersucht werden. Hier geht es nicht um die Klärung von Sachproblemen selbst, vielmehr können die hieraus resultierenden Konflikte und Begleiterscheinungen als Arbeitspunkte aktuellen Input bringen. Was zum Beispiel „immer schon so läuft“ muss nicht unbedingt erfahren und erprobt sein und kleinere Korrekturen lassen die Effektivität um ein Vieles steigern.
Voraussetzung ist, dass diese Punkte gefunden und offen auf den Tisch kommen. Argumente und Gegenargumente können so die Reibungspunkte sehr schnell auf den Nenner gebracht werden und alle Beteiligten werden gleichermaßen in die Problematik eingeführt.
Um Team-Gespräche effektiv werden zu lassen muss eine klare Struktur erstellt und diese auch dem teilnehmenden Mitarbeiterkreis klar vorgestellt werden. So können nicht optimale Abläufe vom einzelnen Mitarbeiter beobachtet und im Team dann vorgestellt werden.
Das Team-Gespräch selbst sollte von einer Führungskraft geleitet werden. Diese Führungskraft kann dann die Moderation selbst übernehmen oder einem geeigneten Moderator übertragen. Wichtig ist, dass die Moderation allparteilich geführt wird. Der organisatorische Ablauf konzentriert sich auf das Erarbeiten und Festhalten der Einzelergebnisse. Unterschiedliche Ansichten und Darstellungen werden im Gleichgewicht ermittelt, so dass jeder seinen Beitrag einbringen und im Verlauf auch erkennen kann, selbst beteiligt gewesen zu sein.
Für die Gestaltung der Themenaufbereitung gibt es verschiedene Ansätze, die aber vorab festgelegt und auch konsequent verfolgt werden. Ob neuer Mitarbeiter oder „alter Hase“, Sachbearbeiter oder Abteilungsleiter, hier werden die Sachbeiträge außerhalb jeglicher Hierarchie mit der entsprechenden Wertschätzung angenommen.
Das Ziel wird dann erreicht, wenn ein möglichst offener Dialog die Betrachtung der Probleme aus den verschiedenen Blickwinkeln erkennen lässt. Vorbehalte, Besonderheiten und Irritationen, die eigentlich so nicht vermutet wurden, bekommen dann ein Gesicht. Die Berücksichtigung von einzelnen Bedürfnissen muss ebenso ausreichend berücksichtigt werden. Je deutlicher die Details erfasst werden, desto stabiler wird die gemeinsame Lösung für die Zukunft ausfallen.
Nur wenn frühzeitig Bremsen im Rundlauf oder auch Sand im Getriebe bemerkt wird kann eine ausreichende Konfliktprävention betrieben werden. Ein Konflikt frühzeitig erkannt, kann Spätfolgen noch rechtzeitig abwenden, vor allem mögliche chronische Konfliktherde eliminieren. Zeigen sich Beziehungsstörungen oder Spannungen, so können diese ohne „großes Theater“ angegangen und meist oft durch ein klärendes Gespräch bereinigt werden.
Das aktive Einbinden der Mitarbeiter in den Team-Prozess steigert Produktivität und Motivation. Die Selbstbestätigung, selbst etwas geschaffen zu haben, eigene Verantwortung erfüllen zu können und genau verstanden zu werden, fördert den Team-Gedanken wie auch das Identifizieren des Mitarbeiters mit seinem Betrieb.
Werden diese Team-Gespräche fester Bestandteil der Zusammenarbeit, so wird sich dieser relative Zeitaufwand sehr schnell wieder durch erkennbare Verbesserung bei den Abläufen amortisiert haben. Es empfiehlt sich, die Treffen in angenehmer Atmosphäre außerhalb des üblichen, betrieblichen Bereiches durchzuführen. So kann eventuell ein Tagungsraum in einem Hotel mit kleiner Bewirtung eine Super-Stimmung und Bereitschaft zur Mitarbeit auslösen, die selbst mit Geld nicht zu erreichen ist!
Das Einrichten von Team-Gesprächen kann anfangs mit Unterstützung eines externen Beraters erfolgen, der auch die Moderation im Team übernimmt. Nachdem dann die ersten Arbeitstreffen zur Routine geworden sind, können sich auch interessierte Mitarbeiter des Betriebs mit dieser Aufgabe selbst soweit vertraut machen, dass externe Hilfe nur bei eventuellen größeren Problemen oder Konflikten durch einen Konflikt-Manager nötig sein könnte.
Hilfe zur Selbsthilfe bedeutet den Aufbau der ersten Team-Gespräche unter Anleitung eines externen Moderators. Im Verlauf sollte dann versucht werden, für die eigene Firma einen betriebsinternen Mitarbeiter oder besser auch zwei zu finden, die sich in diese Tätigkeit nach und nach einarbeiten können.
So macht es gegebenenfalls auch Sinn, diese Moderatoren zur Unterstützung in verschiedenen Teams im Betrieb einzusetzen. Einzelne Teams mit eigenen Fachbereichen finden ihre richtige Struktur und den funktionierenden Austausch untereinander.
Denkbar wäre auch nach einer gewissen Zeit, dass sich die Leiter der einzelnen Teams untereinander treffen und so den Austausch zwischen den einzelnen Teams spürbar zu verbessern. Ein gegenseitiges Lernen und Erfahren von Informationen festigt dabei die gesamte betriebliche Struktur.
Sollte es doch mal zu Problemen kommen und der Fluss etwas ins Stocken kommen, so kann dann durch einen kurzzeitigen Einsatz eines neutralen Externen der Knoten entwirrt werden. Externe Hilfe dann, wenn diese benötigt wird. Wenn diese Teamgespräche einmal vom Sinn und der Umsetzung her verstanden sind, läuft dieser Vorgang meist ganz automatisch ab.
WikerH
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